Η επικοινωνία μπορεί να οριστεί ως η διαδικασία μετάδοσης πληροφοριών και κοινής κατανόησης από το ένα άτομο στο άλλο. Η λέξη επικοινωνία προέρχεται από τη λατινική λέξη, communis, που σημαίνει κοινή. Ο ορισμός υπογραμμίζει το γεγονός ότι, αν δεν προκύψει κοινή κατανόηση από την ανταλλαγή πληροφοριών, δεν υπάρχει επικοινωνία.

Δύο είναι τα κοινά στοιχεία σε κάθε ανταλλαγή επικοινωνίας, ο αποστολέας και ο δέκτης. Ο αποστολέας εκκινεί την επικοινωνία. Ο δέκτης είναι το άτομο στο οποίο στέλνεται το μήνυμα. Ο αποστολέας κωδικοποιεί την ιδέα επιλέγοντας λέξεις, σύμβολα ή χειρονομίες με τις οποίες μπορεί να συνταχθεί ένα μήνυμα. Το μήνυμα είναι το αποτέλεσμα της κωδικοποίησης, η οποία έχει τη μορφή λεκτικής, μη λεκτικής ή γραπτής γλώσσας. Τέλος, η ανατροφοδότηση εμφανίζεται όταν ο δέκτης απαντήσει στο μήνυμα του αποστολέα και επιστρέψει το μήνυμα στον αποστολέα. Η ανατροφοδότηση επιτρέπει στον αποστολέα να καθορίσει εάν το μήνυμα έχει ληφθεί και κατανοηθεί. Η ανθρώπινη επικοινωνία είναι σύνθετη και εγγενώς ασαφής και τα μηνύματα έχουν πολλαπλές έννοιες. Σε αυτό το πλαίσιο, οι κακές μορφές επικοινωνίας, όπως παρεξηγήσεις, παρερμηνείες, ανυπακοή, θόρυβος, έλλειψη προσοχής, σύγχυση κ.λπ. μπορεί να οφείλονται στην προσωπικότητα των συμμετεχόντων αλλά και στη διαδικασία επικοινωνίας.

Τα στοιχεία της διαδικασίας καθορίζουν την ποιότητα της επικοινωνίας. Ένα πρόβλημα σε οποιοδήποτε από αυτά τα στοιχεία μπορεί να μειώσει την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας. Για παράδειγμα, οι πληροφορίες πρέπει να κωδικοποιούνται σε ένα μήνυμα που μπορεί να κατανοηθεί ως ο προορισμός του αποστολέα. Η επιλογή του συγκεκριμένου μέσου για τη μετάδοση του μηνύματος μπορεί να είναι κρίσιμη, επειδή υπάρχουν πολλές επιλογές. Για τα γραπτά μέσα ενημέρωσης, ο πομπός μπορεί να επιλέξει από σημειώσεις, επιστολές, αναφορές, πίνακες ανακοινώσεων και παρόμοια. Για τα λεκτικά μέσα, οι επιλογές περιλαμβάνουν συνομιλίες πρόσωπο με πρόσωπο, τηλέφωνο και ούτω καθεξής. Οι μη λεκτικές χειρονομίες, οι εκφράσεις του προσώπου, η θέση του σώματος ακόμη και τα ρούχα μπορούν να μεταδίδουν μηνύματα.

Αναλύοντας διαφορετικούς ορισμούς της επικοινωνίας, η έμφαση δίνεται στα ακόλουθα στοιχεία:

Σχέση και αλληλεπίδραση
Μεταφορά και μετάδοση
Κανάλι
Αποθήκευση μνήμης
Το πλαίσιο της επικοινωνιακής πράξης
Σύμβολα και ομιλία
Ερέθισμα
Πρόθεση και ισχύς
Λήψη μηνυμάτων
Κοινά συμφέροντα και / ή αποκλίνουσες συμπεριφορές
Απαντήσεις

 

Αλλά η επικοινωνία δεν είναι τόσο απλή στην πρώτη εμφάνισή της καθώς, εκτός από τα βασικά στοιχεία της επικοινωνιακής διαδικασίας υπάρχουν και άλλα στοιχεία, μερικές φορές μη αποδεκτά από τους συμμετέχοντες, αλλά με ισχυρή επίδραση στη διαδικασία. Στην πραγματικότητα υπάρχουν απλά μοντέλα επικοινωνίας, αλλά κάθε διαδικασία επικοινωνίας είναιπολυσύνθετη λόγω πολλών μεταβλητών. Έτσι, ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία της επικοινωνιακής διαδικασίας είναι η ανθρώπινη προσωπικότητα, που έχει σημαντικό αντίκτυπο σε οποιαδήποτε επικοινωνιακή διαδικασία, ανεξάρτητα από το πλαίσιο στο οποίο λαμβάνει χώρα. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η επικοινωνία είναι πρωτίστως αλληλεπίδραση μεταξύ ατόμων και η προσωπικότητα κάθε ατόμου καθορίζει την επικοινωνιακή συμπεριφορά. Ως εκ τούτου, οι άνθρωποι, ανάλογα με την προσωπικότητά τους, έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν διαπροσωπικές σχέσεις, να τις διατηρούν και να αναπτύσσονται.

Όταν δεν υπάρχει ανατροφοδότηση, η διαδικασία επικοινωνίας αναφέρεται ως επικοινωνία μονής κατεύθυνσης. Η αμφίδρομη επικοινωνία εμφανίζεται με ανατροφοδότηση και είναι πιο επιθυμητή. Το κλειδί για την επιτυχία στην επικοινωνία είναι η ικανότητα του ενός να συνεργάζεται με τον άλλον και να αναπτύσσει μια κοινή αίσθηση του τι προσπαθεί να επιτελέσει ο ίδιος. Από κοινωνιολογικής άποψης, η επικοινωνία είναι μια θεμελιώδης ψυχοκοινωνική αλληλεπίδραση ανθρώπων, με σκοπό την πληροφοριακή μετάδοση, την επίτευξη σταθερότητας ή την αλλαγή της συμπεριφοράς των ατόμων και των ομάδων. Η διαδικασία της επικοινωνίας αλλάζει συνεχώς, είναι δυναμική και αμοιβαία.