Στα τέλη του ’80 ο Francesco Cirillo ανέπτυξε μια αποτελεσματική τεχνική διαχείρισης χρόνου και αποδοτικότητας, τη λεγόμενη «τεχνική Pomodoro».Ένα βασικό πλεονέκτημα της τεχνικής είναι ότι μπορεί να αξιοποιηθεί σε διαφορετικές συνθήκες, από την οργάνωση απλών καθημερινών ζητημάτων μέχρι την οργάνωση του τρόπου εργασίας στο επαγγελματικό περιβάλλον. Μικρές καθημερινές δουλειές του σπιτιού, διάφορες υποχρεώσεις μέσα στην ημέρα, αλλά και σημαντικά projects μπορούν να ενταχθούν στη χρήση της τεχνικής, η οποία θα μας βοηθήσει να εξοικονομήσουμε χρόνο και να λειτουργήσουμε στοχευμένα, χωρίς ένταση και περιττό κόπο. Η τεχνική είναι αποτελεσματική, γιατί βασίζεται στα μικρά διαλλείματα που βελτιώνουν τη νοητική εγρήγορση, ενώ παράλληλα συμβάλλει στη μείωση του εργασιακού στρες, στη διαχείριση μεγάλου ή χαοτικού όγκου εργασίας, στην αντιμετώπιση της αναβλητικότητας και στην αύξηση της παραγωγικότητάς.

Η βασική δομή της τεχνικής στην πραγματικότητα είναι πολύ απλή:

1. Κατανέμουμε τις εργασίες μας και εργαζόμαστε σε κάθε εργασία για 25 λεπτά(ανεξάρτητα από το αν προλάβουμε να την ολοκληρώσουμε). Χρησιμοποιούμε ένα ξυπνητήρι ή ένα χρονόμετρο για να έχουμε τον έλεγχο του χρόνου.
2. Για κάθε 25 λεπτά εργασίας, κάνουμε 3 με 5 λεπτά διάλειμμα. Ο ήχος από το ξυπνητήρι ή το χρονόμετρο θα μας βοηθήσει να μην ξεπεράσουμε τα 25 λεπτά.
3. Επαναλαμβάνουμε τη διαδικασία 4 φορές ή όπως χαρακτηριστικά αναφέρει ο εμπνευστής για «4 pomodoros» και στη συνέχεια κάνουμε 15 με 30 λεπτά διάλειμμα.

 

Η τεχνική είναι αποτελεσματική μόνο, όταν τηρείται με συνέπεια. Απαιτεί να έχουμε καθορίσει από την αρχή τις εργασίες που θέλουμε να ολοκληρώσουμε μέσα στη μέρα. Είναι πολύ σημαντικό κατά τα 25λεπτα εργασίας να είμαστε απολύτως συγκεντρωμένοι σε αυτό που κάνουμε, χωρίς περισπασμούς ή παρεμβολές. Στον χρόνο εργασίας είναι πολύ βοηθητικό να ενημερώσουμε τους συνεργάτες μας, ώστε να αποφύγουμε τις άσκοπες διακοπές. Σε αυτό το διάστημα για να επιτευχθεί η πλήρης συγκέντρωση θα πρέπει να κλείσουμε τις ειδοποιήσεις και φυσικά να μην χρησιμοποιήσουμε το κινητό ή τα social media, εκτός αν είναι κάτι πραγματικά επείγον. Επιπλέον, δεν πρέπει να παρεμβάλλουμε άλλες εργασίες, ακόμα κι αν θεωρητικά κρίνουμε ότι είναι σύντομες ή απλές στην εκτέλεση.

Φυσικά δεν σημαίνει ότι όλοι πρέπει να χωρίζουν τις εργασίες τους σε 25λεπτα pomodoros. Υπάρχουν αρκετές παραλλαγές, ώστε να μπορεί ο καθένας να επιλέξει αυτήν που του ταιριάζει, αρκεί να μπορεί να σταματάει, πριν χάσει τη συγκέντρωσή του. Συνήθως οι παραλλαγές σχετίζονται με την πολυπλοκότητα των εργασιών, π.χ. 90 λεπτά εργασίας με 30 λεπτά διαλείμματος και 60 λεπτά διαλλείματος μετά από 4 pomodoros για εργασίες που απαιτούν λιγότερη συγκέντρωση. Εάν επιλέξουμε τον βασικό κανόνα της τεχνικής, μπορούμε απλά να ενώσουμε παρόμοιες εκκρεμότητες μέσα στα 25λεπτα της εργασίας μας. Το σημαντικό είναι να θυμόμαστε ότι τα συγκεκριμένα διαλείμματα που ακολουθούν, είναι υποχρεωτικά και όχι προαιρετικά.

Πέρα από τον καθορισμό των χρονικών ορίων της εργασίας, όταν είναι εφικτό, είναι καλό να επιλέγουμε και τις ώρες που είμαστε πιο παραγωγικοί μέσα στη μέρα, ώστε η εφαρμογή της τεχνικής να έχει ακόμα καλύτερα αποτελέσματα. Επίσης, τα κλασσικά χρονόμετρα «κουζίνας», θεωρούνται πιο αποτελεσματικά για τη χρονομέτρηση, γιατί η κίνηση που κάνουμε για να τα βάλουμε σε λειτουργία, μας δίνει στην ουσία μακροπρόθεσμα και το έναυσμα για να ξεκινήσουμε μια εργασία, ενώ ο ήχος τους μας δίνει την αίσθηση ότι εργαζόμαστε σε κάτι επείγον και μας βοηθάει να συνεχίσουμε μέχρι το τέλος της χρονομέτρησης.  

Συνήθως, όσοι χρησιμοποιούν την τεχνική pomodoro, ξεκινούν τη μέρα τους με μια λίστα με τις εκκρεμότητες ή τις εργασίες που έχουν, τις χωρίζουν σε σειρά προτεραιότητας και στο τέλος σημειώνουν την πρόοδό τους σβήνοντας τις ολοκληρωμένες εργασίες. Αυτή η μέθοδος μας βοηθάει να έχουμε τον πλήρη έλεγχο για τις τρέχουσες υποχρεώσεις και τα projects μας. Πλέον υπάρχουν διάφορες εφαρμογές που βασίζονται στην τεχνική pomodoro και μπορούν να μας βοηθήσουν να την εντάξουμε πιο εύκολα στην καθημερινότητά μας.