Οι ομάδες με ισχυρή ομαδική ταυτότητα τείνουν να αισθάνονται πιο κοντά και πιο ενωμένες, ωστόσο οι προκλήσεις με τις διαδικτυακές ομαδικές συναντήσεις είναι αρκετές, όπως χαμηλή ποιότητα σύνδεσης,  περιορισμένη εξωλεκτική επικοινωνία, απώλεια συγκέντρωσης κ.λπ. Τα μέλη της ομάδας που μοιράζονται προσωπικές πληροφορίες, όπως πράγματα που τους αρέσουν ή πληροφορίες για την οικογενειακή ζωή, αναπτύσσουν βαθύτερους δεσμούς και μεγαλύτερη εμπιστοσύνη, αλλά αυτό είναι πιο δύσκολο να πραγματοποιηθεί σε διαδικτυακό περιβάλλον. 

Για να αξιοποιηθεί στο έπακρο η εικονική ομαδική εργασία είναι χρήσιμο να υπάρχουν κάποιες βασικές αρχές:

Σαφής σκοπός: Οι ξεκάθαροι στόχοι βοηθούν περισσότερο από οτιδήποτε άλλο μια ομάδα να ενωθεί γύρω από ένα κοινό όραμα. Χρειάζεται λοιπόν αρκετός χρόνος για να καθοριστεί ποιος είναι ο σκοπός της ομάδας και τακτική επικοινωνία.

Ξεκάθαροι ρόλοι: Εντός της ομάδας, οι άνθρωποι πρέπει να είναι ξεκάθαροι για το τι ακριβώς κάνουν, και τι κάνουν οι συνάδελφοί τους, όταν πρόκειται για την επίτευξη των στόχων της ομάδας. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι όλοι γνωρίζουν αυτές τις λεπτομέρειες και μην αρκείστε μόνο στον προφορικό λόγο, ετοιμάστε πάντα τα πρακτικά της διαδικτυακής συνάντησης στα οποία θα περιγράφεται επακριβώς ό,τι συμφωνήθηκε.

Δομή των διαδικτυακών συναντήσεων: Οι σωστές συνήθειες συνεδριάσεων με εικονικές ομάδες αποκτούν νέα διάσταση, καθώς δεν μπορείτε να δείτε τόσο εύκολα τα πρόσωπα στην αίθουσα, οπότε είναι εξαιρετικά σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι παρευρίσκονται οι σωστοί άνθρωποι, ότι η ημερήσια διάταξη και οι στόχοι είναι σαφείς, ότι κάθε συνεδρίαση έχει καλή προεδρία, ότι όλοι συμμετέχουν και μπορούν να ακουστούν και ότι οι ενέργειες και τα επόμενα βήματα είναι σαφή για όλους. Με καλή τεχνολογία, οι εικονικές ομαδικές συνεδριάσεις μπορούν να είναι εξίσου αποτελεσματικές από τις προσωπικές συνεδριάσεις.

Κατανόηση: Μπορεί να γνωρίζετε αρκετά για τους συναδέλφους σας, αλλά στο διαδικτυακό περιβάλλον χρειάζεται να αξιολογήσετε εκ νέου τον βαθμό άνεσης με τον οποίο κινούνται στην πλατφόρμα που χρησιμοποιείτε για τις συναντήσεις, τυχόν δυσκολίες στη διαχείριση του χρόνου (συχνά ξεφεύγει στις διαδικτυακές συναντήσεις), τυχόν περισπάσεις που αποσπούν την προσοχή τους στον χώρο από τον οποίο συνδέονται κ.λπ.

Αξιοποίηση σχέσεων: Εκτός από το να είναι σαφείς οι δεξιότητες και οι ρόλοι κάθε μέλους της ομάδας, είναι πολύ σημαντικό η ομάδα να γνωρίζει σε ποιον μπορεί να απευθυνθεί όταν προκύψει κάποιο πρόβλημα. Σχέσεις που μπορεί να ήταν σαφείς στη διά ζώσης συνεργασία, ίσως χρειαστεί να αναπροσαρμοστούν διαδικτυακά ακόμα και να ενισχυθούν με ειδικές εφαρμογές.

Έλεγχος της διαδικασίας: Βοηθήστε την ομάδα να κατανοήσει ότι η ανάπτυξη της ομάδας είναι μια διαδικασία, χρειάζεται χρόνο, δεν είναι εύκολη και έχει διακυμάνσεις. Έτσι, ο έλεγχος του σταδίου ανάπτυξης και της τρέχουσας κατάστασης της ομάδας είναι ένα πολύ σημαντικό μέρος της εικονικής ομαδικής εργασίας, ώστε να είναι εφικτή η ανάπτυξη της ομάδας. 

Χάρτης ομάδας: Όταν η ομάδα έχει εδραιωθεί σε ικανοποιητικό βαθμό, η δημιουργία ενός καταστατικού χάρτη της ομάδας, με ένα απλό σύνολο κανόνων συμμετοχής, κανόνων επικοινωνίας, μπορεί να είναι πραγματικά χρήσιμος τρόπος για να δέσει η ομάδα και να δοθούν σαφείς κατευθυντήριες γραμμές στα υπάρχοντα και στα νέα μέλη της ομάδας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε εικονικές ομάδες, όπου απαιτείται σαφήνεια και διαβεβαίωση σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας των πραγμάτων, έτσι ώστε όλοι να εργάζονται με τις ίδιες αρχές.

Ανατροφοδότηση

Αναπόφευκτα, και στην εικονική ομαδική εργασία προκύπτουν προβλήματα ή συγκρούσεις. Επειδή μάλιστα η εξωλεκτική επικοινωνία είναι περιορισμένη η ανατροφοδότηση στο τέλος της συνάντησης θα διαφυλάξει τις παραγωγικές εργασιακές σχέσεις.

Διάβασε ακόμα:

Πώς επιδρά η αισιοδοξία στην εργασία;

Ποια είναι τα χαρακτηριστικά μιας αποτελεσματικής ομάδας;

Τα στάδια ανάπτυξης μίας ομάδας «Tuckman’s Stages»