Δύσκολες συζητήσεις στην εργασία: το μνημονικό STATE
Οι K. Patterson και συνεργάτες στο ομώνυμο βιβλίο τους “Κρίσιμες συζητήσεις” περιγράφουν με το ξενόγλωσσο μνημονικό “STATE” μια μέθοδο για να αντιμετωπίζουμε αποτελεσματικά τις συγκρούσεις και να συζητάμε δύσκολα ζητήματα. Το μνημονικό μας υπενθυμίζει τα βήματα για μπορέσουμε να εμπλακούμε σε μία γόνιμη συζήτηση με ένα άλλο άτομο, κάποιον ανώτερο, συνάδελφο ή μέλη της ομάδας μας στο πλαίσιο της συνεργασίας μας μαζί τους. Φυσικά υπάρχουν κάποιες προϋποθέσεις για να είναι επιτυχημένη η χρήση της μεθόδου που βασίζονται στα βασικά εργαλεία της ανθρώπινης επικοινωνίας, όπως το να εκφράζουμε τις ιδέες μας με ήρεμο και λογικό τρόπο και να ακούμε πραγματικά τι λέει ο άλλος.
Υπάρχουν τέσσερα βασικά βήματα που μας καθοδηγούν σε γόνιμες συζητήσεις:
1. Προετοιμασία. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να ολοκληρώσετε την προετοιμασία των σκέψεών σας. Χρειάζεται να είστε ξεκάθαροι σχετικά με το μήνυμα που θέλετε να μεταδώσετε και τι ελπίζετε να κερδίσετε από τη συζήτηση.
2. Έναρξη. Ξεκινήστε τη συζήτηση υπενθυμίζοντας τον κοινό στόχο που έχετε σε σχέση με την εργασιακή σας σχέση.
3. Συζήτηση. Η φάση της συζήτησης είναι κατάλληλη για την εφαρμογή του μνημονικό STATE.
Τι να κάνετε:
Μοιραστείτε τα γεγονότα (Share your facts). Ξεκινήστε με τα λιγότερο αμφιλεγόμενα στοιχεία, εστιάστε δηλαδή στα γεγονότα και περιγράψτε όσο πιο απλά γίνεται το τι συνέβη (τι είδατε, τι ακούσατε), π.χ. καθυστέρησε να έρθει σε δυο συναντήσεις. Σε αυτό το σημείο αποφύγετε τις ερμηνείες.
Πείτε την ιστορία σας (Tell your story). Εξηγήστε τη δική σας οπτική, τα συμπεράσματα που δημιουργείτε με βάση τα γεγονότα που μοιραστήκατε στην αρχή. Μεταφέρετε την ιστορία ως υπόθεση, όχι ως γεγονός. Στην πραγματικότητα δεν ξέρετε αν είναι αλήθεια, αλλά ξέρετε ότι αυτός είναι ο τρόπος που εσείς το βιώνετε. Η ιστορία είναι μια υπόθεση που κάνετε εσείς με βάση τα γεγονότα, π.χ. συνέχεια τεμπελιάζει και καθυστερούν οι αναφορές.
Ζητήστε «τα μονοπάτια» του άλλου (Ask for others’ paths). Ενθαρρύνετε τον συνομιλητή να μοιραστεί τα γεγονότα και τη δική του οπτική, π.χ. ποιες είναι οι σκέψεις σου; Η ανταλλαγή ιδεών σε σχέση με το συμβάν διευκολύνει την ανεύρεση εναλλακτικών και ενισχύει την ευελιξία στη σκέψη. Μην διακόπτετε και μην επιχειρηματολογείτε. Το νόημα της συζήτησης δεν είναι να αποδείξετε ότι έχετε δίκιο, αλλά να βρεθεί η καλύτερη δυνατή λύση.
Με ποιόν τρόπο:
Μιλήστε συγκρατημένα (Talk tentatively). Δηλώστε τη δική σας οπτική, χωρίς να προσπαθείτε να τη μεταμφιέσετε σε γεγονός. Μοιραστείτε την με επιφύλαξη, ως πιθανότητα, όχι ως βεβαιότητα. Αποτελεί μια δική σας ερμηνεία, καθόλα σεβαστή με βάση την εμπειρία και τη συναισθηματική σας κατάσταση, αλλά χωρίς αυτό να σημαίνει ότι αντικατοπτρίζει την πλήρη και αντικειμενική πραγματικότητα.
Ενθαρρύνετε τη δοκιμή (Encourage testing). Ενθαρρύνετε τον συνομιλητή σας να εκφράσει τις δικές του απόψεις, ακόμα κι αν είναι διαφορετικές ή αντίθετες. Μην απορρίπτετε εξ αρχής ό,τι μοιάζει να μην σας ταιριάζει με το πρώτο άκουσμα. Στόχος είναι να διευκολυνθεί η συζήτηση, να αποκτήσετε μια πιο σφαιρική άποψη και να συμπληρώσετε τις σκέψεις σας με γνώμονα την όσο το δυνατόν καλύτερη χρήση της ανατροφοδότησης του άλλου. Ακούγοντας και κατανοώντας τις απόψεις των άλλων, μπορούμε να εκτιμήσουμε καλύτερα την κατάσταση που συζητάμε και έτσι να επιλύσουμε καλύτερα ζητήματα που προκύπτουν.
Μπορεί να υπάρχουν καταστάσεις κατά τις οποίες πρέπει να πάρετε θέση και να θέσετε όρια. Αν κάποιος κάνει ξεκάθαρα λάθος (για παράδειγμα: αργεί συνεχώς ή έχει άλλη αρνητική συμπεριφορά) και δεν το παραδέχεται, ίσως χρειαστεί να λάβετε άλλα μέτρα.
Το μόνο άτομο που μπορούμε να ελέγξουμε είναι ο εαυτός μας. Αν ξεκινήσουμε μια συζήτηση με λάθος κίνητρα, θα έχουμε άσχημο αποτέλεσμα. Μερικές φορές θα διαφωνήσουμε για τις στρατηγικές και δεν θα συνειδητοποιήσουμε ότι όλοι έχουμε τον ίδιο σκοπό. Συχνά, ο μόνος λόγος για τον οποίο οι συζητήσεις που αφορούν συγκρούσεις πάνε στραβά, είναι αποκλειστικά λόγω ανασφάλειας. Αν δημιουργήσουμε ένα περιβάλλον ασφάλειας στο οποίο όλοι μπορούν να εκφράσουν τη γνώμη τους, χωρίς να φοβούνται τις αντιδράσεις των άλλων, τότε οι δύσκολες συζητήσεις ακόμα και οι συγκρούσεις μπορούν να είναι εποικοδομητικές.
Διάβασε ακόμα:
Το φαινόμενο της αυτοεκπληρούμενης προφητείας στις επιχειρήσεις
