Καθημερινά αναλαμβάνουμε τη διεκπεραίωση πολλών καθηκόντων στο πλαίσιο της εργασίας μας, που μπορεί να περιλαμβάνουν από την ανασκόπηση μικρών πρακτικών ζητημάτων μέχρι την οργάνωση και επίλυση σημαντικών προβλημάτων. Ο τρόπος που θα τα διαχειριστούμε, σχετίζεται με τον χρόνο που θα ξοδέψουμε, τις δεξιότητες που έχουμε αναπτύξει και την εξοικείωση και εμπειρία που διαθέτουμε. Στην αρχή της επαγγελματικής μας καριέρας, συνήθως, δεν είναι εύκολο να αυτοματοποιήσουμε διαδικασίες και να διαμορφώσουμε ένα αποτελεσματικό και αποδοτικό πλάνο διαχείρισης. Ανάλογα με το είδος της επαγγελματικής ενασχόλησης φυσικά παρατηρούνται διαφοροποιήσεις, αλλά σε γενικές γραμμές, οι περισσότεροι εργαζόμενοι χρειάζεται να διαθέσουν τον χρόνο και την ενέργειά τους σε έναν συνδυασμό διαφορετικής ροής εργασιών:

Εργασίες ανταπόκρισης/αντίδρασης: Αφορά εργασίες που απαιτούν εισερχόμενη και εξερχόμενη επικοινωνία με άλλα πρόσωπα, συνεργάτες, συναδέλφους κ.τλ. και περιλαμβάνει όλα τα τεχνολογικά μέσα που την εξυπηρετούν (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, κλήσεις, βίντεο-κλήσεις, μέσα κοινωνικής δικτύωσης κ.ο.κ.). Πέρα από την απαραίτητη και επείγουσα επικοινωνία, οι εργασίες αντίδρασης φαίνεται ότι μεταθέτουν σημαντικά την εστίασή μας από την κύρια εργασία μας και έτσι προϋποθέτουν καλή οργάνωση και αυτό-πειθαρχία. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα και η πολιτική επικοινωνίας που θα υιοθετήσουμε (π.χ. προκαθορισμένες ώρες, έτοιμες φόρμες, μαζικές αποστολές ενημερώσεων, online ημερολόγια προγραμματισμού κ.ο.κ.) μπορούν να μειώσουν δραστικά τον χρόνο που αφιερώνουμε σε εργασίας ανταπόκρισης.

Εργασίες προγραμματισμού/στρατηγικής: Περιλαμβάνουν τα χρονοδιαγράμματα, την οργάνωση του χρόνου και γενικότερα ότι απαιτεί τον σχεδιασμό και τη δημιουργία πλάνου δράσης. Ιδανικά αυτές οι εργασίες θα πρέπει να προηγούνται, να λειτουργούν δηλαδή προληπτικά για την κατοχύρωση της ομαλής λειτουργίας της εκάστοτε επιχείρησης και να μην χρησιμοποιούνται επιπόλαια, όταν δηλαδή τα πράγματα αρχίσουν να δυσκολεύουν. Οι εργασίες προγραμματισμού είναι χρονοβόρες, αλλά συνήθως, αφού σχεδιαστούν και αναπτυχθούν το πρώτα πλάνα, στη συνέχεια αυτοματοποιούνται. Εξάλλου, υπάρχουν πολλά συστήματα προγραμματισμού που μπορούμε να αξιοποιήσουμε, σύμφωνα με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις μας.

Εργασίες διαχείρισης/διαδικαστικές: Ως εργασίες διαχείρισης ή διαδικαστικές χαρακτηρίζονται οι καθημερινές διοικητικές εργασίες και οι λοιπές εργασίες που οφείλουν να ολοκληρωθούν, ώστε η επιχείρηση ή η εταιρεία να παραμένουν φορολογικά και νομικά τακτοποιημένες προς κάθε κατεύθυνση. Η ευελιξία και η προσαρμοστικότητα είναι απαραίτητες δεξιότητες για τη διεκπεραίωση τέτοιων εργασιών, όπως και η αξιοποίηση της στρατηγικής ανάθεσης εργασιών. Η χρήση της τεχνολογίας είναι πλέον για αυτές τις εργασίες απαραίτητη και σε κάθε περίπτωση αποτελεσματική στην εξοικονόμηση χρόνου και στη μείωση του περιττού φόρτου εργασίας.  

Εργασίες ανασκόπησης/ελέγχου: Η σχολαστική και συνεχής ενασχόληση με εργασίες που περιλαμβάνουν μεμονωμένα τον έλεγχο και την επισκόπηση καθηκόντων δεν είναι ιδιαίτερα ωφέλιμες, καθώς δεν περιλαμβάνουν το απαραίτητο στοιχείο της δράσης. Υπάρχουν διαθέσιμα εργαλεία για την εξασφάλιση της ομαλής λειτουργίας των εργασιών που επιτρέπουν έναν σύντομο απολογισμό και αξίζει να χρησιμοποιούμε. Ωστόσο, η ενασχόληση μας με τέτοιες εργασίες δεν πρέπει να λαμβάνει σημαντικό χρόνο κατά το ωράριο εργασίας μας.

Εργασίες επίλυσης προβλημάτων/ανάπτυξης στόχων: Η επίλυση προβλημάτων και ο επαναπροσδιορισμός ή η καθιέρωση νέων στόχων ανάπτυξης αποτελούν κομβικά σημεία για κάθε επαγγελματία. Σε αυτές τις δραστηριότητες μπορούν να συμβάλλουν τα διάφορα θεωρητικά μοντέλα που έχουν αναπτυχθεί και έχουν χρησιμοποιηθεί κατά καιρούς στους επιχειρηματικούς κύκλους. Το σημαντικότερο είναι να υπάρχει ο κατάλληλος χρόνος και χώρος, ώστε να μπορέσουν οι ιδέες να αναπτυχθούν και να δεχθούν την κατάλληλη νοητική και πρακτική επεξεργασία. Οι εργασίες αυτές καλό είναι να ομαδοποιούνται και να εκτελούνται τακτικά.  

Αναμφίβολα κάθε εργασία έχει τη σημαντικότητα και τη βαρύτητά της, ανάλογα με τον κλάδο και τις απαιτήσεις του εκάστοτε επαγγέλματος. Το βασικό είναι να μπορούμε να διαθέτουμε κατάλληλα τον χρόνο μας, ώστε να εκτελούμε τα σημαντικά με επιτυχία και τα ασήμαντα με ευκολία.