Οι κρίσεις μπορεί να συμβούν ξαφνικά, αλλά μπορεί και να περιλαμβάνουν προειδοποιητικά σημάδια, τα οποία γίνονται φανερά στην αξιολόγηση μετά την εμφάνιση του συμβάντος. Η γρήγορη ανίχνευση των προειδοποιητικών σημαδιών και η γρήγορη αντιμετώπιση μιας κρίσης είναι καθοριστικής σημασίας για την σωστή διαχείρισή της.  

  Η κρίση είναι ένα περιστατικό που έχει μια αρχή και ένα τέλος. Αυτό που πρέπει να λάβουμε υπόψη μας είναι ότι υπάρχουν τρία βασικά χαρακτηριστικά που υποδεικνύουν την παρουσία μιας κρίσιμης κατάστασης:

• Λιγοστός χρόνος για δράση ή αντίδραση 

• Ελλιπείς ή ασαφείς πληροφορίες 

• Μια απειλή (για τους πόρους ή και τους ανθρώπους)

Επιπλέον η φύση μιας κρίσιμης κατάστασης γίνεται περισσότερο πολύπλοκη, εάν υπάρχουν ανεπαρκείς πόροι για να επιλυθεί η κρίση, η απειλή υφίσταται, όταν και όπου δεν είναι εύκολα διαθέσιμοι κάποιοι ειδικοί πόροι και η επίπτωση της αρχικής κρίσης είναι πιθανόν να δημιουργήσει μεγάλο αριθμό διαφορετικών συνεπειών, η καθεμιά από τις οποίες μπορεί να οδηγήσει στην ανάγκη για εξειδικευμένους πόρους, ώστε να υπάρχει αποτελεσματική διαχείριση.

 Ουσιαστικά μια κρίσιμη κατάσταση περιέχει: 

1. Μια απειλή σχετικά με πόρους και ανθρώπους 

2. Την απώλεια ελέγχου 

3. Ορατές ή / και αόρατες συνέπειες στους ανθρώπους, τους πόρους και στους οργανισμούς.

   Οι κρίσιμες καταστάσεις δημιουργούν την ανάγκη για την εύρεση περισσότερου χρόνου, την συλλογή περισσότερων αξιόπιστων πληροφοριών, καθώς επίσης την προστασία και την αποτελεσματική ανάπτυξη των διαθέσιμων πόρων. Επιπλέον, χρειάζεται να αντιμετωπιστούν ικανοποιητικά τα συναισθήματα πίεσης που αισθάνονται οι άνθρωποι, που εμπλέκονται σε κάποια κρίσιμη κατάσταση. 

Τα χαρακτηριστικά μιας κρίσης 

Κάθε κρίση συγκροτείται από τα δυσμενή αποτελέσματα που δημιουργεί η εκδήλωση ενός φαινομένου, δεν είναι δηλαδή αυτό καθεαυτό το φαινόμενο που προκαλεί μια κρίση, αλλά οι τυχόν δυσμενείς συνέπειές του. Αν δεν υπάρχουν δυσμενείς συνέπειες δεν δημιουργείται κρίση. Οι προϋποθέσεις δηλαδή για να δημιουργηθεί μια κρίση είναι να εκδηλωθεί ένα φαινόμενο και να προκαλέσει δυσμενή αποτελέσματα, που είναι ανάλογα με τα χαρακτηριστικά του φαινομένου. 

Τα κυριότερα χαρακτηριστικά ενός φαινομένου είναι η φύση του (φυσικό, κοινωνικό, οικονομικό κ.α.) , το μέγεθός του, η δύναμή του, η διάρκειά του, η συχνότητά του, ο  τρόπος με τον οποίο εκδηλώνεται και εξελίσσεται αλλά και οι συνέπειες της εκδήλωσής του’

 Έτσι, οι κρίσεις με βάση τα εξωτερικά τους χαρακτηριστικά χωρίζονται σε: 

• Κοινωνικές, οικονομικές, κρίσεις φυσικών φαινομένων κ.τ.λ.

• Σοβαρές, ήπιες, καταστροφικές 

• Μεγάλης, μεσαίας ή μικρής διάρκειας 

• Συχνές, σπάνιες, αραιές 

• Ξαφνικές, σφοδρές, προοδευτικές 

• Γρήγορης ή αργής εξέλιξης 

• Ανωμαλίες, εκτροπές, παρεκκλίσεις, ανατροπές, καταστροφές 

Εκτός από τα εξωτερικά χαρακτηριστικά των κρίσεων, οι κρίσεις έχουν και ενδογενή χαρακτηριστικά, τα οποία υπαγορεύουν τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να διαχειριστούν. Το πρώτο από αυτά τα χαρακτηριστικά είναι η επικινδυνότητα. Οι κυριότεροι κίνδυνοι των κρίσεων αποτελεί ο κίνδυνος να χαθούν ανθρώπινες ζωές και να τραυματιστούν άνθρωποι, να πληγούν ή να χαθούν περιουσίες, να διαταραχθούν, να αλλοιωθούν ή να διακοπούν βασικές σχέσεις, διαδικασίες, λειτουργίες και δεσμοί και να προκληθούν δευτερογενείς κρίσεις. Επίσης, διατρέχεται ο επαγγελματικός κίνδυνος (οι εργαζόμενοι να απολυθούν, τα στελέχη να χάσουν τη θέση τους), ο κίνδυνος της προσβολής της φήμης και της προσωπικότητας ατόμων και συνόλων, ο κίνδυνος επέμβασης τρίτων για διασφάλιση των συμφερόντων τους ή για προσδιορισμό ωφελειών λόγω της αδυναμίας του πληττόμενου συνόλου να αμυνθεί αποτελεσματικά. 

Ένα δεύτερο χαρακτηριστικό είναι η διαφορετικότητα τους. Κάθε κρίση είναι τελείως διαφορετική, και το γεγονός αυτό εξηγείται από το ότι οι κρίσεις δεν είναι αποτέλεσμα των φαινομένων, αλλά των δυσμενών αποτελεσμάτων των φαινομένων και αυτά τα δυσμενή αποτελέσματα διαφοροποιούνται από το χρόνο και από τον τόπο.

 Επίσης, οι έκτακτες ανάγκες, οι οποίες συναντιούνται σχεδόν σε όλες τις κρίσεις, είναι απρόβλεπτες, επικίνδυνες και γρήγορα εναλλασσόμενες καταστάσεις. Τα κύρια χαρακτηριστικά των έκτακτων αναγκών είναι ο κίνδυνος και η ανεπάρκεια του χρόνου. Η αντιμετώπιση των έκτακτων αναγκών κατά τη διαχείριση των κρίσεων είναι ο αποφασιστικός παράγοντας που κρίνει την αποτελεσματικότητα και την επιτυχία της διαχείρισης. Αν οι έκτακτες ανάγκες αντιμετωπιστούν αποτελεσματικά κατά την αρχή μιας κρίσης, είναι σχεδόν βέβαιο ότι και ολόκληρη η κρίση θα αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά.  

 Ένα ακόμη χαρακτηριστικό είναι η ανεπάρκεια του χρόνου. Σε κάθε κρίση οι συνθήκες που δημιουργούνται είναι γρήγορα εναλλασσόμενες, ρευστές, ασταθείς και απρόβλεπτες και δεν αφήνουν χρονικά περιθώρια για τον εντοπισμό και τον ακριβή προσδιορισμό τους. Επίσης, η ανάγκη της μεγάλης ικανότητας προσαρμογής. Η προσαρμοστικότητα μετράται με την ταχύτητα της προσαρμογής και αυτή η ταχύτητα είναι η ειδοποιός διαφορά για την αντιμετώπιση μιας κρίσης. Αυτή την ανεπάρκεια του χρόνου πρέπει να την καλύψει η μεγαλύτερη της συνηθισμένης ικανότητα προσαρμογής που πρέπει να έχει ο διαχειριστής της κρίσης. Οι πιέσεις αποτελούν ένα ακόμη χαρακτηριστικό καθώς κάθε κρίση είναι μια ιδιαίτερα πιεστική κατάσταση κατά τη διάρκεια της οποίας ο διαχειριστής υφίσταται πιέσεις, άμεσα ή έμμεσα, από τρίτους (εργαζόμενοι, προϊστάμενοι, όργανα πολιτείας, οι σχετιζόμενοι με το σύνολο, μέσα μαζικής ενημέρωσης), από τις συνθήκες της κρίσης καθώς και ψυχολογικές πιέσεις , όπως η πίεση της συνεχούς εγρήγορσης, το συναίσθημα του φόβου της αποτυχίας, ο επαγγελματικός φόβος που προέρχεται από την αμφιβολία για τις ικανότητες κ.α. Το απρόβλεπτο και το πρωτόγνωρο, καθώς κάθε κρίση σαν κατάσταση αντικανονικότητας εμπεριέχει την έννοια του απρόβλεπτου και τέλος, η σύγχυση και το χάος, η πρόκληση έντονων συναισθημάτων όπως η σύγχυση, το χάος και ο πανικός είναι ο χειρότερος σύμβουλος στη διαδικασία διαχείρισης μιας κρίσης.