Δεν είναι πάντα εύκολο να παραχωρείς την ευθύνη για εργασίες και να μεταθέτεις καθήκοντα σε άλλους, ιδίως όταν τα τελικά αποτελέσματα συνδέονται σημαντικά με τη δική σου απόδοση και επαγγελματική επιτυχία. Ωστόσο, τα δεδομένα δείχνουν ότι η αποτελεσματική ανάθεση καθηκόντων ενισχύει το ηθικό των εργαζομένων, αυξάνει την απόδοση των υψηλόβαθμων στελεχών, οδηγεί σε οργανωτική επιτυχία και επιφέρει θεαματικά αποτελέσματα σε επίπεδο παραγωγικότητας. Εξάλλου, η δεξιότητα της ανάθεσης καθηκόντων είναι μια δεξιότητα που χαρακτηρίζει τους μεγάλους ηγέτες.

Ακόμα και σε επίπεδο ομάδων όμως, η στρατηγική της ανάθεσης καθηκόντων είναι πολύ χρήσιμη. Στις περισσότερες περιπτώσεις ωθεί τα μέλη της ομάδας να ξεφύγουν από τη ζώνη της άνεσής τους και τα προκαλεί να ανταπεξέλθουν σε ένα νέο – ίσως και πιο απαιτητικό- επίπεδο δράσης, τους κρατά σε εγρήγορση, προσφέρει σημαντική εργασιακή εμπειρία, επιφέρει προσωπική ικανοποίηση και πολλές φορές αναδεικνύει ταλέντα.

Το ρίσκο αυτής της στρατηγικής είναι αναπόφευκτο, αλλά με την κατάλληλη καθοδήγηση, η απόκτηση αυτής της δεξιότητας και η αποτελεσματική εφαρμογή της, αποτελεί ένα πολύτιμο εργαλείο για κάθε εργαζόμενο: από τη μία μειώνει τον φόρτο εργασίας για τους υπαλλήλους που έχουν αναλάβει πολλές ευθύνες ή διαχειρίζονται σημαντικά projects και από την άλλη δίνει κίνητρο για περαιτέρω εξέλιξη σε νέους εργαζόμενους.

Τι να προσέξετε:

Δώστε ένα καλό feedback.  Εντοπίστε και σχολιάστε τόσο τα θετικά όσο και τα αρνητικά σημεία που είναι σημαντικό να γνωρίζει το άτομο που θα αναλάβει την εργασία, ώστε να έχει την ευκαιρία να βελτιωθεί, αλλά χωρίς να χάσει την εμπιστοσύνη στις ικανότητές του. Μην ξεχνάτε ότι έχετε έναν κοινό στόχο. Παρακινήστε το άτομο να αξιοποιήσει την εφευρετικότητα και τη δημιουργικότητά του, χωρίς να υποτιμάτε ή να υπερεκτιμάτε τις δυνατότητές του. Μη ξεχνάτε, ότι κάποιος μπορεί να χρειάζεται περισσότερη επίβλεψη και κάποιος λιγότερη, οπότε παραμείνετε σε ετοιμότητα.    

Σαφήνεια και ειλικρίνεια. Εξηγήστε με απλά λόγια το εύρος των καθηκόντων που θέλετε να αναθέσετε, καθώς και τις προσδοκίες που έχετε, χωρίς να αποκρύψετε τυχόν δυσκολίες. Βεβαιωθείτε ότι το άτομο που θα αναλάβει την ανάθεση έχει λάβει την απαραίτητη γνώση και μπορεί να έχει πρόσβαση σε ότι χρειάζεται για να ολοκληρώσει την εργασία. Προσπαθήστε οι στόχοι που θέτετε να είναι συγκεκριμένοι, εφικτοί και ιδανικά μετρήσιμοι.

Μην περιορίζεστε σε αυστηρά όρια, αντίθετα επιτρέψτε στους άλλους να λάβουν πρωτοβουλίες, όταν χρειάζεται. Θέστε το πλαίσιο δράσης και δώστε τις ελευθερίες που θα διευκολύνουν την ολοκλήρωση της εργασίας, όπως την άδεια στο άτομο που θα αναλάβει, να ζητά βοήθεια από συγκεκριμένα πρόσωπα, να έχει πρόσβαση σε υλικό που χρησιμοποιείτε ή να σας εκπροσωπεί σε ορισμένες περιστάσεις.

Αξιολογήστε τις δεξιότητες, τα ιδιαίτερα ενδιαφέροντα και τον χρόνο που διαθέτει το άτομο για το οποίο προορίζετε το εκάστοτε καθήκον. Αν για παράδειγμα απαιτείται συνεργασία με άλλους ή αρκετές ώρες επιπλέον εργασίας, μην επιλέξετε κάποιον που δεν διαθέτει ομαδικό πνεύμα ή έχει υπερβολικό φόρτο εργασίας στο διάστημα μέχρι την απαιτούμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης.  

Τέλος, αναθέστε καθήκοντα που πραγματικά μπορούν να γίνουν με τη συμβολή κάποιου άλλου. Μην μεταθέτετε εργασίες που είναι εμπιστευτικές, πολύπλοκες ή εγείρουν ηθικά ζητήματα.