Ο νόμος του Parkinson στη διαχείριση εργασιών
Ο νόμος του Parkinson είναι απλός και ξεκάθαρος: «Μια εργασία επεκτείνεται έτσι ώστε να γεμίσει τον χρόνο που είναι διαθέσιμος για την ολοκλήρωσή της» C. N. Parkinson (The Economist, 1955) και διατυπώθηκε αρχικά για να αναδείξει ότι όσο η γραφειοκρατία διευρύνεται, τόσο πιο αναποτελεσματική γίνεται. Παρατηρήθηκε μάλιστα ότι ακόμα και τα πιο απλά καθήκοντα σταδιακά αυξάνουν σε επίπεδο πολυπλοκότητας ώστε να καλυφθεί ο διαθέσιμος χρόνος εκτέλεσης και να αιτιολογηθεί ο χρόνος που είχε καθοριστεί μέχρι την αναμενόμενη ολοκλήρωση. Αντίθετα, όταν υπάρχει μικρός χρονικός περιορισμός για μια εργασία, η εργασία αυτομάτως γίνεται πιο απλή και εύκολα πραγματοποιήσιμη. Με απλά λόγια όσο περισσότερο χρόνο έχουμε στη διάθεσή μας για να κάνουμε κάτι, τόσο περισσότερο χρόνο ή/και κόπο θα σπαταλήσουμε μέχρι τελικά να το κάνουμε.
Ας δούμε ένα παράδειγμα: Ο διευθυντής ανακοινώνει ένα πολύ σημαντικό meeting στο τέλος του χρόνου για την παρουσίαση της νέας καμπάνιας. Έχετε λοιπόν στη διάθεση σας 12 ολόκληρους μήνες για να ετοιμάσετε την πρόταση προώθησης του προϊόντος Χ στο οποίο εργάζεστε αυτό το διάστημα και η οποία αντιστοιχεί σε 1-2 ώρες δουλειάς. Το πιθανότερο είναι ότι δεν θα σκεφτείτε να ασχοληθείτε με την παρουσίαση, παρόλο που θα ήταν πιο εύκολο, καθώς ήδη εργάζεστε με το συγκεκριμένο προϊόν. Μάλλον θα ξεκινήσετε να ασχολείστε με την ανάθεση λίγο πριν το προκαθορισμένο meeting. Τότε όμως θα χρειαστείτε περισσότερο χρόνο για να ετοιμάσετε την παρουσίαση, καθώς θα πρέπει να ανατρέξετε πίσω στο αρχείο σας. Ίσως μάλιστα θελήσετε να την κάνετε πιο περίτεχνη για να δείξετε ότι ασχοληθήκατε αρκετά με το θέμα, αφιερώνοντας αρκετές ώρες σε λεπτομέρειες και μορφοποιήσεις. Γιατί; Γιατί πολύ απλά είχατε πολύ χρόνο στη διάθεσή σας μέχρι την τελική προθεσμία.
Αυτό λοιπόν που θέλει να αναδείξει το γνωμικό του Parkinson είναι ότι χρειάζεται να κάνουμε λιγότερο χρόνο διαθέσιμο για να είμαστε περισσότερο αποτελεσματικοί και να μην δημιουργούμε χρονοτριβές που απλά μας επιβαρύνουν. Ο νόμος του Parkinson έχει υποστηριχθεί και ερευνητικά. Πολλές μελέτες έχουν δείξει ότι όταν δοθεί πρόσθετος χρόνος για να ολοκληρωθεί μια εργασία, οι άνθρωποι τείνουν να τον χρησιμοποιούν, ακόμη και όταν στην πραγματικότητα δεν τον χρειάζονται ή δεν πρόκειται να προκαλέσει κάποια ιδιαίτερη βελτίωση στην απόδοσή τους ή στο τελικό αποτέλεσμα.
Στόχος είναι να διατηρήσουμε την ενέργειά μας για να παραμείνουμε συγκεντρωμένοι και παραγωγικοί. Έχοντας στο μυαλό μας τον νόμο του Parkinson, προσπαθούμε να μειώσουμε τον χρόνο που αφιερώνουμε σε κάθε εργασία και να θέτουμε χρονικούς περιορισμούς που θα εξασφαλίσουν την αποτελεσματικότητά μας με τη λιγότερη σπατάλη χρόνου και ενέργειας. Το σημαντικότερο είναι να προσπαθήσουμε να εκτιμήσουμε σε ένα ρεαλιστικό χρονικό πλαίσιο, το χρονικό διάστημα που απαιτεί η κάθε εργασία για να ολοκληρωθεί και στη συνέχεια να διαμορφώσουμε ανάλογα το πλάνο των εργασιών και των δραστηριοτήτων μας. Υπάρχουν πολλές τεχνικές που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε προς αυτήν την κατεύθυνση, όπως για παράδειγμα η τεχνική pomodoro ή ο κανόνας 80/20. Γενικότερα, οι τεχνητές προθεσμίες, δηλαδή οι χρονικοί περιορισμένοι που θέτουμε οι ίδιοι στον εαυτό μας, φαίνεται να λειτουργούν ιδιαίτερα ενθαρρυντικά, καθώς μας αναγκάζουν να ολοκληρώσουμε μια εργασία σε περιορισμένο χρονικό περιθώριο. Ωστόσο, οι υπερβολικά σύντομες ή πρακτικά ανέφικτες προθεσμίες πρέπει να αποφεύγονται.
Τεχνικές διαχείρισης χρόνου:
