Προβλήματα επικοινωνίας μέσω e-mail
Λόγω των ταχύτατων ρυθμών που συνήθως απαιτούνται σε ένα εργασιακό περιβάλλον, συχνά παρουσιάζονται προβλήματα επικοινωνίας παρά τους πολλαπλούς τρόπους που έχουμε στη διάθεσή μας για να μεταφέρουμε μία πληροφορία. Πολλές φορές η απλοποίηση της επικοινωνίας με ένα e-mail, αφήνει περιθώρια λάθους ή παραγκωνίζει πολύτιμες πληροφορίες.
Επισύναψη
Ένα από τα συχνότερα λάθη που κάνουμε είναι να επισυνάψουμε το λάθος αρχείο ή να ξεχάσουμε εντελώς την επισύναψή του. Στη δεύτερη περίπτωση, απλά ξαναστέλνουμε το mail επισυνάπτοντας το αρχείο. Στην περίπτωση όμως που έχουμε στείλει το λάθος αρχείο, εμείς θεωρούμε ότι έχουμε ολοκληρώσει τη διαδικασία, ο παραλήπτης όμως του mail θα εκπλαγεί δυσάρεστα. Ένα συχνό λάθος που κάνουμε επίσης είναι να μη στέλνουμε την πιο πρόσφατη μορφή του αρχείου. Γι΄αυτό χρειάζεται μία δεύτερη ματιά στο αρχείο που έχουμε επισυνάψει πριν αποστείλουμε το mail.
Λάθος παραλήπτης
Λιγότερο συχνά στέλνουμε το μήνυμα από κεκτημένη ταχύτητα στον λάθος άνθρωπο. Όταν το μήνυμα είναι ανώδυνο, μικρό το κακό. Όταν όμως πρόκειται για κάτι σημαντικό τότε οι συνέπειες μπορεί να είναι καταστροφικές. Φανταστείτε να στείλετε ένα μήνυμα που να περιγράφει το υπερκέρδος που θα βγάλει η εταιρία σας από μία διαφήμιση και κατά λάθος να το στείλετε στον πελάτη. Να θυμάστε να είστε πολύ προσεκτικός, -ή και στις κοινοποιήσεις, ιδίως όταν συνεχίζετε να γράφετε σε μία συνομιλία, απαντώντας σε προηγούμενα μηνύματα.
Ομαδική επικοινωνία
Στις ομαδικές επικοινωνίες πάντα υπάρχει η πιθανότητα κάποια μέλη της ομάδας να εναποθέσουν την επικοινωνία σε δύο τρία άτομα που θεωρούν επικεφαλής, χωρίς να προσθέσουν το δικό τους input. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε δυσφορία μέσα στην ομάδα, καθώς με αυτόν τον τρόπο αναλαμβάνουν την ευθύνη οι συμμετέχοντες ενεργά στην ομαδική συνομιλία ενώ οι υπόλοιποι παραμένουν απλά θεατές και πιθανώς αποφεύγουν να εκτεθούν ή να αναλάβουν κάποιο ρόλο. Η λύση σε αυτό το πρόβλημα περιλαμβάνει σαφείς οδηγίες προς όλους και μία μικρή υποσημείωση: η συμμετοχή σας είναι υποχρεωτική!
Γραμματικά λάθη
Συχνά λόγω βιασύνης μπορεί να υπάρχουν λάθη στο κείμενο του mail. Κάποια δεν είναι σημαντικά, κάποια όμως αλλάζουν εντελώς το νόημα του μηνύματος. Ένα μικρό «δεν» που ξεχάσαμε, ένα λάθος στην ώρα ή στην ημερομηνία, μπορεί να οδηγήσουν σε κακή συνεννόηση και παρεξηγήσεις. Πριν πατήσουμε λοιπόν την «αποστολή», είναι σκόπιμο να ξαναδιαβάσουμε το μήνυμα και αν δεν εμπιστευόμαστε τις γραμματικές μας γνώσεις, να το δώσουμε σε κάποιον άλλο να το διαβάσει.
Υπερβολικές πληροφορίες
Όταν γράφουμε υπερβολικά μεγάλα κείμενα τότε δεν είναι σκόπιμο να τα γράψουμε στο κύριο σώμα του μηνύματος, γιατί μπορεί να προκαλέσουμε σύγχυση στον αποδέκτη τους. Οι περισσότεροι άνθρωποι απωθούνται από τα υπερβολικά μεγάλα e-mails και καταλήγουν να μην τα διαβάζουν. Αντ΄αυτού μπορούμε να γράψουμε μόνο τις κύριες πληροφορίες και να επισυνάψουμε όλες τις υπόλοιπες σε ένα αρχείο word, pdf κλπ.
Συναισθηματικές πληροφορίες
Ο αποδέκτης του μηνύματος δεν ακούει τη φωνή σας και δεν παρακολουθεί τις αλλαγές στην έκφραση του προσώπου σας, οπότε είναι δύσκολο να αποκρυπτογραφήσει το συναίσθημα που κρύβεται πίσω από τα γραφόμενά σας, ιδίως αν δεν σας ξέρει καλά. π.χ. είναι δύσκολο να καταλάβει αν αυτό που γράφετε είναι ειρωνικό ή απλά αστειεύεστε. Είναι σκόπιμο λοιπόν να αποφύγετε εκφράσεις των οποίων το νόημα είναι αμφίσημο ή μπορεί να παρεξηγηθεί. Επιπλέον αν είστε θυμωμένος,-η αποφύγετε να γράψετε ένα μήνυμα γεμάτο θαυμαστικά, κεφαλαία και bold, ίσως όταν καταλαγιάσει ο θυμός σας να το μετανιώσετε. Προτιμήστε το μήνυμά σας να έχει σαφήνεια χωρίς εξάρσεις και περιοριστείτε στην ανταλλαγή πληροφοριών και όχι συναισθημάτων. Αυτά είναι καλύτερο να επικοινωνούνται διά ζώσης ή έστω τηλεφωνικά.
Η επικοινωνία μέσω e-mail έχει στόχο να είναι αμεσότερη και οικονομικότερη, παρόλα αυτά κρύβει κάποιες παγίδες. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι κατά πάσα πιθανότητα ο αποδέκτης του μηνύματός σας δέχεται καθημερινά δεκάδες e-mail, οπότε αν καθυστερήσει να σας απαντήσει μη βιαστείτε να τον βομβαρδίσετε με διαμαρτυρίες. Μία ευγενική υπενθύμιση λίγες ημέρες μετά αρκεί.
