Το “κουτί του Eisenhower”
Ο Dwight Eisenhower έζησε μια εξαιρετικά παραγωγική ζωή. Ήταν ο 34ος Πρόεδρος των ΗΠΑ, από το 1953 έως το 1961. Κατά τη διάρκεια της θητείας του θεμελίωσε προγράμματα που οδήγησαν στην ολοκλήρωση του Διαπολιτειακού Συστήματος Αυτοκινητοδρόμων, στην εξερεύνηση του διαστήματος (NASA) και στη χρήση εναλλακτικών πηγών ενέργειας (Νόμος Ατομικής Ενέργειας). Πριν γίνει πρόεδρος, ο Eisenhower ήταν στρατηγός πέντε αστέρων, υπηρέτησε ως Ανώτατος Διοικητής των Συμμαχικών Δυνάμεων στην Ευρώπη κατά τη διάρκεια του Β’ Παγκοσμίου Πολέμου και ήταν υπεύθυνος για την επιχειρησιακή στρατηγική του στρατεύματος στη Βόρεια Αφρική, στη Γαλλία και στη Γερμανία. Χρημάτισε επίσης Πρόεδρος του Πανεπιστημίου Κολούμπια, ήταν ο πρώτος Ανώτατος Διοικητής του ΝΑΤΟ και με κάποιο τρόπο έβρισκε χρόνο για χόμπυ όπως το γκολφ και η ζωγραφική! Ο Eisenhower είχε μια απίστευτη ικανότητα να κρατιέται παραγωγικός όχι μόνο για εβδομάδες ή μήνες, αλλά για δεκαετίες. Συνεπώς, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι η μέθοδος του για τη διαχείριση του χρόνου, την εκτέλεση καθηκόντων και την παραγωγικότητα έμεινε θρυλική ως το «Eisenhower Box», ένα εξαιρετικό εργαλείο λήψης αποφάσεων. Λαμβάνοντας υπόψη την ουσιαστική διάκριση «επείγον έναντι σημαντικού», οι ενέργειες διακρίνονται με βάση τέσσερα χαρακτηριστικά: «επείγουσες και σημαντικές» (εργασίες που πρέπει να γίνουν άμεσα), «σημαντικές, αλλά μη επείγουσες» (εργασίες που μπορούν να προγραμματιστούν για αργότερα), «επείγουσες, αλλά μη σημαντικές» (εργασίες που πρέπει να ανατεθούν σε κάποιον άλλο) και «μη επείγουσες, ούτε σημαντικές» (εργασίες που πρέπει να απαλειφθούν).
Το κύριο συστατικό αυτής της στρατηγικής είναι ότι μπορεί να εφαρμοσθεί σε ευρέα σχέδια παραγωγής, αλλά και σε μικρότερα, καθημερινά καθήκοντα. Με το “Eisenhower Box” δεν χάνουμε χρόνο και γινόμαστε παραγωγικότεροι. Ο Eisenhower έλεγε ότι αυτό που είναι σημαντικό είναι σπάνια επείγον και αυτό που είναι επείγον είναι σπάνια σημαντικό. Επείγουσες είναι οι εργασίες για τις οποίες πρέπει να αναλάβουμε δράση: e-mail, τηλεφωνήματα, κείμενα, ειδήσεις. Σημαντικά καθήκοντα είναι αυτά που συμβάλλουν στη μακρόπνοη αποστολή μας, στις αξίες και στους στόχους μας. Η εντόπιση των διαφορών γίνεται εύκολα την πρώτη φορά, αλλά δύσκολα γίνεται συνεχώς. Το Eisenhower Box παρέχει ένα σαφές πλαίσιο λήψης ορθών αποφάσεων.
Το κλειδί είναι η «απάλειψη πριν τη βελτιστοποίηση». Ένας προγραμματιστής υπολογιστών έλεγε ότι «κανένας κώδικας δεν είναι ταχύτερος από τη μη χρήση κώδικα!». Με άλλα λόγια, ο ταχύτερος τρόπος να κάνετε κάτι -είτε πρόκειται για έναν ψηφιακό κώδικα, είτε για να διαγράψετε μια δουλειά από την υποχρεωτική λίστα, είναι να το απαλείψετε. Δεν υπάρχει γρηγορότερος τρόπος να «κάνεις» κάτι από το να μην το κάνεις καθόλου! Eδώ δεν υπεισέρχεται η ραθυμία, αλλά μια μέθοδος που μας προτρέπει να λαμβάνουμε αποφάσεις κατάργησης «καθηκόντων» που δεν συμβάλλουν στην αποστολή μας, στις αξίες μας και στους στόχους μας.
Χρησιμοποιούμε συχνά την παραγωγικότητα, τη διαχείριση του χρόνου και τη βελτιστοποίηση ως προφάσεις για να αποφύγουμε ένα πραγματικά δύσκολο θέμα: είναι ευκολότερο να παραμένουμε «απασχολημένοι» πιέζοντας τον εαυτό μας να είμαστε «αποτελεσματικότεροι», παρά να απαλείψουμε εξ’ αρχής μια «εργασία» που ουδόλως συμβάλλει στη βέλτιστη χρήση του χρόνου μας. Εξ’ άλλου το να είμαστε «απασχολημένοι» μπορεί να είναι μια μορφή τεμπελιάς, με υπόστρωμα την ράθυμη σκέψη και την άσκοπη «δραστηριοποίηση».
Η μέθοδος Eisenhower είναι ιδιαίτερα χρήσιμη διότι μας ωθεί να αναρωτηθούμε αν μια ενέργεια είναι πραγματικά απαραίτητη, ούτως ώστε να μην επαναλαμβάνουμε άσκοπες εργασίες, αλλά να τις διαγράφουμε. Αν απλώς εξαλείφαμε όλα αυτά για τα οποία χάνουμε χρόνο καθημερινά, τότε δεν θα χρειαζόμασταν στρατηγικές για να γίνουμε πιο παραγωγικοί στα σημαντικά.
Είναι δύσκολο να απαλειφθούν οι δραστηριότητες που μας σπαταλούν χρόνο αν δεν είμαστε σίγουροι για το τι εργαζόμαστε. Δύο ερωτήσεις βοηθούν στην αποσαφήνιση της όλης διαδικασίας του Eisenhower Box: «που στοχεύει η δουλειά μου;» και «ποιές είναι οι βασικές αξίες της ζωής μου;» Η απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις συμβάλλει στην κατηγοριοποίηση των εργασιών. Ευχερέστερα αποφασίζουμε ποιες εργασίες να κάνουμε και ποιες να διαγράψουμε, όταν έχουμε καταλήξει στο τι είναι σημαντικό. Προφανώς, το Eisenhower Box δεν είναι τέλειο, αλλά είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο λήψης αποφάσεων για την αύξηση της παραγωγικότητας και την απάλειψη συμπεριφορών που καταναλίσκουν ενέργεια, σπαταλούν χρόνο και μας απομακρύνουν από την επίτευξη των ουσιαστικών στόχων μας.
Διαβάστε ακόμα:
