Οι παράγοντες που μπορούν να οδηγήσουν στη μεταφορά εσφαλμένων μηνυμάτων και στη δημιουργία παρερμηνειών είναι πολλοί και παρατηρούνται συχνά μέσα στην καθημερινότητα ή μέσα στην καθημερινή τριβή. Παρόλα αυτά μπορεί κανείς να ακολουθήσει κάποιους βασικούς κανόνες που εξασφαλίζουν την ορθή μεταφορά λεκτικών και μη λεκτικών μηνυμάτων.

1. Μήνυμα: τα μηνύματα που μεταδίδονται θα πρέπει να είναι απλά, ξεκάθαρα και εύκολα κατανοητά. Δεν χρειάζονται πολλά λόγια και υπερβολές.

2. Άτομα: ένα σημαντικό στοιχείο είναι να λαμβάνεται πάντα υπόψιν το άτομο στο οποίο απευθύνεται κάποιος και ο βασικός στόχος της επικείμενης συζήτησης. Η ευελιξία σε σχέση με τα χαρακτηριστικά που έχει το πρόσωπο αναφοράς είναι καθοριστική για την ομαλή εξέλιξη της συζήτησης. Γενικότερα, η ικανότητα προσαρμογής με βάση τη ροή της συζήτησης, αλλά και τις αντιδράσεις του συνομιλητή είναι απαραίτητη.

3. Προετοιμασία: πολλές φορές η μεταφορά ενός μηνύματος δεν περιορίζεται σε μία απλή ανταλλαγή πληροφοριών. Χρειάζεται λοιπόν η κατάλληλη προετοιμασία για να βρεθούν τα κατάλληλα επιχειρήματα ή παραδείγματα, ώστε να αποφευχθούν  οι παρορμητικές απαντήσεις, οι συναισθηματικά φορτισμένες επεξηγήσεις κ.ο.κ. που μπορεί να  αποδυναμώσουν το μήνυμα.

4. Ενεργητική ακρόαση: ένα ακόμα απαραίτητο χαρακτηριστικό για την αποτελεσματική επικοινωνία είναι να δίνεται χώρος στον συνομιλητή να εκφράσει τις δικές του απόψεις.Αυτό προϋποθέτει ο ακροατής να είναι σε θέση να επεξεργαστεί βαθύτερα τις πληροφορίες που λαμβάνει και να δηλώνει με τη στάση του διαθεσιμότητα για ουσιαστική επικοινωνία που διέπεται από κατανόηση, αποδοχή και σεβασμό.

Ένας χώρος όπου υπάρχουν πολλοί περισπασμοί και θόρυβος ή στον οποίο κινούνται άλλα πρόσωπα είναι συνήθως ακατάλληλος για την έναρξη μιας σοβαρής συζήτησης. Αντίστοιχα, ένα συνηθισμένο φαινόμενο είναι να γίνονται σημαντικές συζητήσεις κατά τη διάρκεια στρεσογόνων περιόδων ή όταν δεν υπάρχει αρκετός διαθέσιμος χρόνος για τους συνομιλητές, με αποτέλεσμα να δημιουργείται ένταση, συναισθηματική φόρτιση και παρερμηνείες.

Η ελλιπής επικοινωνία από την άλλη πλευρά είναι ένα σύνηθες φαινόμενο στην καθημερινότητα και δύσκολο στην αντιμετώπισή του. Ποια είναι όμως τα εμπόδια που μπορεί να δημιουργηθούν και να οδηγήσουν σε παρερμηνείες και σε εσφαλμένες απόψεις;

Υπερφόρτωση μηνύματος: ένα μήνυμα μπορεί να συνοδεύεται από πολλές λεπτομέρειες και στοιχεία τα οποία να είναι μπερδεμένα. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε δυσκολία κατανόησης από τον δέκτη και να τον αποπροσανατολίσει.

Λάθος χειρισμός της γλώσσας: μπορεί κατά τη διάρκεια μίας σύγκρουσης να χρησιμοποιηθούν εσφαλμένα κάποιες λέξεις, οι οποίες μπερδεύουν τον ακροατή και τον οδηγούν σε λάθος συμπέρασμα ακόμα και σε παρεξηγήσεις.

Διαφορές στην κουλτούρα: πρόκειται για διαφορετικές αξίες, απόψεις, αντιλήψεις που παρουσιάζονται ανάμεσα στον πομπό και στον δέκτη. Κάθε άνθρωπος μεγαλώνοντας έχει αναπτύξει ένα δικό του τρόπο αντίληψης και πεποιθήσεις που δεν του επιτρέπουν να αλλάξει ή να αναπροσαρμοστεί.

Χώρος και χρόνος: πολύ συχνά συμβαίνει μέσα στην έντονη καθημερινότητα να μεταφέρονται πληροφορίες κάτω από συνθήκες άγχους και πίεσης, ειδικά στο εργασιακό περιβάλλον. Όταν το περιβάλλον είναι ακατάλληλο ή όταν ο δέκτης λειτουργεί υπό πίεση είναι σίγουρο ότι η πληροφορία δεν θα μεταδοθεί και δεν θα αξιοποιηθεί σωστά.

Ο σκοπός της αποτελεσματικής επικοινωνίας είναι η θεμελίωση των ανθρώπινων σχέσεων, ώστε να υπάρχει καλή συνεννόηση, συνεργασία και εμπιστοσύνη ανεξάρτητα από το πλαίσιο ή της συνθήκες που επικρατούν. Είναι λοιπόν μία δύσκολη διαδικασία που απαιτεί συνεχή και καθημερινή προσπάθεια για να αποδώσει καρπούς.